Bientôt un nouvel intranet pour l’UBO

Ci-contre, la page d'accueil du nouvel intranet, encore en construction et donc susceptible de modifications. À quelques mois de sa mise en ligne, il est grand temps de vous en dire un peu plus sur votre futur nouvel outil !

Depuis plusieurs mois, la direction de la Communication, avec l’appui de la DSIUN et la participation active de tous les services, s’attèle à la refonte du portail des services en un nouvel intranet modernisé et centralisé.

Pourquoi un nouvel intranet ?

Notre intranet* existant repose sur une solution (Infoglue) désormais obsolète. En effet, cette dernière n’est plus soutenue par l’éditeur et a donc atteint ses limites en termes d’utilisation et de sécurité. Autre constat implacable : son graphisme et son ergonomie sont vieillissants. Preuve à l’appui, les résultats de l’enquête menée par la direction de la Communication en 2023, qui révèle que vous êtes, utilisateurs, plus insatisfaits par l’aspect design, ergonomie et navigation que sur le contenu de l’intranet en lui-même. Cette enquête a également permis de dégager des pistes d’amélioration : repenser l’organisation de l’information, dynamiser la communication interne, etc. C’est avec ces objectifs en tête que la direction de la Communication a imaginé pour vous un nouvel outil dont les maîtres-mots sont efficacité et simplicité‬‬‬‬‬‬‬‬. Un soin tout particulier est porté au graphisme, à l’ergonomie et à l'accessibilité afin qu’ils servent au mieux l’information. Car, l’objectif premier de l’Intranet est de contribuer, au quotidien, à l’amélioration de votre qualité de vie au travail.

* Un site intranet est un réseau interne, dédié uniquement aux personnels d’une organisation, alors qu’un site internet est accessible à n’importe quelle personne naviguant sur le web.

Quel est son périmètre ?

Ce nouvel intranet a vocation à remplacer le contenu accessible depuis la tuile ENT « portail des services ». Il s’agit donc de l’actuel intranet des services/directions. Ou plutôt devrions-nous parler des intranets ? Car actuellement, il existe bel et bien un intranet par service ou direction. Un des gros changements va donc consister à basculer vers un site unique, qui centralisera toutes les informations, et vers une arboresence thématique. « Nous avons pensé l’Intranet en nous plaçant du point de vue de l’utilisateur, explique Morgane Leaustic, chargée de communication interne. Demain, plus besoin de connaître les missions de chaque service pour trouver une information. Toutes les infos seront regroupées en un seul espace et par thématique, avec qui plus est, un moteur de recherche performant. Notre objectif est de proposer un portail utile, utilisable… et utilisé ! » 
Ce nouvel intranet s’adressera donc à vous, personnels, mais certaines pages pourront aussi être accessibles aux étudiants, voire au grand public si besoin. Exemple concret avec les pages de documentation sur les outils numériques que propose la DSIUN et qui doivent être partagées avec les étudiants. 
« Si ce développement s’adresse en priorité aux personnels UBO, il pourrait ensuite être dupliqué à l’échelle d’une composante ou à l’échelle de l’établissement pour proposer un intranet dédié aux étudiants » précise Ghislaine Argouarc'h, chargée de projet web.

Un développement entièrement réalisé en interne

Thomas Saulay, développeur web, est venu renforcer les rangs de l’équipe de la Com en janvier 2023. Son expertise en développement et en webdesign a ainsi permis d’internaliser totalement ce projet de refonte. « Pour une plus grande cohérence et une mutualisation des moyens et ressources, nous avons fait le choix de développer le nouvel intranet à partir de Drupal, la solution que nous utilisons déjà pour nos sites web publics. Ce système de gestion de contenu open-source est à la fois très puissant et flexible et va permettre de proposer une interface accessible et pratique pour les utilisateurs, comme les contributeurs. » indique Thomas Saulay.
Pour ce projet de refonte, la direction de la Communication s’est inspirée de deux sites référence. Le site du CNRS pour son design clair et sobre et le site service-public.fr pour sa construction qui permet à l’usager d’accéder à un seul et même contenu via plusieurs chemins. « C’est également notre parti-pris, confirme Ghislaine Argouarch. Nous aurons des points d’entrées multiples pour un seul et même contenu. L’usager pourra accéder à une page par thématique, par service, par profil... Car il y a finalement autant de « logiques » de navigation qu’il y a d’utilisateurs. » 

Une approche collaborative dans le contenu… et la méthodologie !

Cette conviction que l’approche doit être centrée utilisateurs et usages se traduit aussi dans la méthodologie du projet. La première étape a ainsi été de mener, courant 2023, une grande enquête auprès des personnels. Elle a permis d’alimenter le cahier des charges et de compléter les nombreux retours des contributeurs qui mettent à jour l’actuel portail des services et qui sont donc les premiers utilisateurs de l’outil. 
Dans cette même lignée, deux panels test ont été réalisés, début novembre, grâce à la participation de collègues aux profils variés : service, composantes, biatss, enseignants et enseignants-chercheures, nouvellement arrivés ou au contraire dans l’organisation depuis plusieurs années… Leur mission ? Donner leur avis sur la page d’accueil, l’arborescence et ainsi confirmer les choix opérés ou faire émerger des ajustements nécessaires.

Le calendrier du projet


Le mois de novembre sera dédié aux formations des contributeurs et aux panels test. Les services, fraîchement formés au nouvel outil, pourront ensuite attaquer la migration de leurs contenus. Et bien sûr, en parallèle, le développement se poursuivra pour tenir compte, notamment, des retours des panels test. 
Objectif de mise en ligne : premier trimestre 2025. 
« La faille de sécurité que représente infoglue nous impose un calendrier de mise en ligne assez contraint : le plus tôt sera le mieux pour notre nouvel intranet V1 ! » pointe Ghislaine Argouarc'h. Car la solution proposée sera en effet amenée à évoluer très rapidement et régulièrement. « Nous tiendrons comptes des retours, des besoins et attentes des contributeurs et des utilisateurs pour proposer de nouvelles fonctionnalités. » corrobore Thomas Saulay. Alors, encore un peu de patience, et restez connectés !

Elles participent à la refonte de l’Intranet

« Toute l’équipe de la direction des Ressources humaines est impliquée dans ce travail de refonte. D’autant que le contenu RH est très consulté et attendu par les collègues. Nous avons travaillé avec la direction de la Communication pour proposer une nouvelle arborescence et avons désormais un gros travail d’intégration de contenu à mener. Une fois la bascule opérée, nous en profiterons pour revoir progressivement nos pages. L’objectif étant de proposer des contenus les plus lisibles et attractifs possibles pour accompagner nos collègues utilisateurs »

Maïwenn Blaize, chargée de mission RH et correspondante RH sur le projet intranet

« La refonte de l’intranet a été l’occasion d’une remise à plat de tous nos contenus. Nous avons tenu compte de l’approche thématique, centrée sur l’utilisateur et son besoin, et non plus sur l’organisation du service, pour proposer une nouvelle logique d’information. C'est un exercice de style intéressant, mais c'est l'implication de tout le service qui a permis un tel remaniement.»
Catherine Bocher-Montaigne, gestionnaire des formations du Collège doctoral de Bretagne, et Élodie Quémeneur, assistante de direction, toutes deux correspondantes Drive sur le projet intranet