Procédure concernant l'accueil d'un chercheur invité
L'imprimé de demande de dossier en français et en anglais, en format word, sera disponible en bas de cette page dès publication d'une prochaine campagne 2025-2026.
- FAQ
- Qui avance les frais de transport et d'hébergement ?
Il est préconisé que l'unité de recherche prenne en charge la réservation et le coût du transport et l'hébergement (via bon de commande Travel Planet). Toutefois, si l'invité a anticipé en faisant lui-même ses réservations, il sera remboursé directement par l'unité de recherche. L'unité de recherche sera remboursée ensuite (dans la limite des forfaits fixés dans la note de service) sur facture interne par la DRIVe
- Qui avance / rembourse les frais de restauration ?
Le chercheur invité avance les frais de restauration (forfait journalier de 40 euros maximum). Il sera remboursé via l'ordre de mission sur les crédits de l'unité de recherche, qui elle-même sera remboursée sur facture interne par la DRIVe à l'issue du séjour.
(il est important d'indiquer sur le formulaire "retour de mission" le montant du forfait multiplié par le nombre de jours effectifs de présence).
- Peut-on fractionner la période d'accueil d'un mois en 2 périodes de 15 jours chacune?
Oui, si ce fractionnement peut s'effectuer sans coût supplémentaire. Les frais de déplacement restent plafonnés à 800 euros au total.
- Le remboursement de la restauration comprend les week end ?
Le forfait journalier tient compte de la période qui a été attribuée à l'invité : si le conseil académique a validé 3 semaines les week-end sont pris en compte durant cette période. Le PV d'installation indiquera le nombre de jours de présence effective du séjour.
- Quelles sont les modalités de remboursement d'un invité qui utilise son véhicule personnel?
Il est possible de rembourser les déplacements des invités qui utilisent leur véhicule personnel sur la base d'un forfait kilométrique. Vous trouverez, ci-dessous, la réponse de la DAF à cette question :
"Concernant le remboursement pour l'utilisation d'un véhicule personnel pour un extérieur (invité) : il convient de le créer dans sifac y compris son immatriculation (service de l'agence comptable); le remboursement se fera sur le forfait kilométrique ou tarif SNCF. (selon l'option choisie par le responsable des crédits); le service de la dépense procédera ensuite au retour de mission à la liquidation de l'OM."
J'attire cependant votre attention sur le fait que le remboursement des frais de déplacement est plafonné à 800 euros mais que l'unité de recherche peut être amenée à prendre en charge le dépassement éventuel. Il est donc prudent de vérifier que le remboursement sur la base du forfait kilométrique entre bien dans l'enveloppe ou prévoir, le cas échéant, les frais complémentaires sur le budget de l'UR.
- Jusqu'à quelle date le financement peut-il être utilisé?
La campagne court sur l'année universitaire. S'agissant d'un séjour de travail, il faut que le séjour ait lieu durant la période d'ouverture de l'UBO, soit avant la fermeture estivale.
